創(chuàng)業(yè)型公司的八大陋習

　　注意規(guī)避以下八個不良習慣，可以獲得更高的成產(chǎn)效率。

　　文/Gwen Moran

　　在萬物復蘇的季節(jié)，人們習慣于進行一次大掃除，清洗掉一個冬天的陰霾和慵懶。但對一家企業(yè)而言，不應該僅僅整理整理地毯，打掃打掃廁所角落里的塵埃，而應該抓緊時間擺脫那些可能會導致時間、金錢或者精力浪費的任務及人員等，并盡量避免將自身置于這種情境之中。以下是八個可能帶來浪費的壞習慣，如果你正好可以對號入座的話，趕緊懸崖勒馬吧。 1.創(chuàng)業(yè)者缺乏合適的工作計劃 朱莉·摩根斯頓(Julie Morgenstern)是紐約的一位時間管理專家，同時她還著有《切忌早晨查收郵件：工作日保持效率的竅門》一書。她認為缺少一份合適的工作時間表是企業(yè)家浪費時間、精力及金錢的首要原因。這往往讓他們無所事事、心灰意冷、生產(chǎn)力降低，從而導致收入下滑。盡管很多人都認為工作清單要具體到每日的工作計劃，但摩根斯頓建議企業(yè)家以3天為一個周期制定相應目標。 以3天為一個單位安排會議、工作的截止時間等，可以預留出一定的富余時間，在突發(fā)事件或者緊急情況出現(xiàn)時有回旋的余地。同時，這種計劃可以讓規(guī)劃者清楚地劃分出輕重緩急，在一定范圍內(nèi)的推遲不會造成對未來計劃的透支。此外，她還建議每天花費幾分鐘的時間，考慮手頭的3天計劃是否有需要修改完善的地方。 2.員工不能人盡其才 據(jù)摩根斯頓估計，在她擔任顧問的中小企業(yè)中，約有75%～80%的資源浪費源于未能將每個員工的長處發(fā)揮到最大，沒有為大家安排合適的工作?？死锼雇ⅰゑR克特(Kristin Marquet)是紐約傳播公司馬克特媒體的創(chuàng)始人，對此她深有體會。當她某一天仔細分析自己的時間究竟花在哪些地方時，驚訝地發(fā)現(xiàn)每周她用了10小時來處理一些瑣事?？紤]到她時薪為100美元，由此帶來的損失是十分驚人的。意識到這些以后，馬克特聘請了一位能夠處理日常辦公瑣事的工作人員，從而將記賬、文案以及網(wǎng)站設計這類事情完全移交出去。實際上，馬克特支付給這位員工的工資只是她損失金錢的1/4。 摩根斯頓建議，“盡管你可能會感到自己實在沒有時間來對新人進行培訓，但是花上6個小時來與之溝通，隨后每周你都能夠節(jié)約兩小時，一年下來，也將多爭取近100個小時呢！” 3.缺乏具體的工作方向 加州貝克斯菲爾德的一位企業(yè)成長顧問拉瑟爾·歐瑞德(Russell S. Allred)，與他人合著了《高效企業(yè)家的最佳實踐》一書，對這一領域頗有研究。他認為避免浪費時間以及讓工作日程更有效的方案是：以某項任務為中心，構建相應的配合系統(tǒng)及工作進程。這需要在辦公室部署好工作清單及流程，同時記錄下完成每一個流程的步驟，總結出最有效的方式，并將之形成規(guī)范。很多人習慣學習他人的經(jīng)驗，所以可以讓員工在一旁觀摩優(yōu)秀員工的操作過程。同時，他還建議，為了確保工作效率的最大化，可以創(chuàng)建一個工作進度表，規(guī)劃得越細致越好。此外，每次要培訓一名以上的員工。就算在某個崗位上的員工生病了或者跳槽離開，也有人能夠立刻頂上，從而預留出充足的時間培養(yǎng)后備力量。 4.時間規(guī)劃不嚴密 辦公和家居產(chǎn)品提供商兄弟國際公司在2010年4月進行的一項調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在漫無目標地尋找工作任務上，每位員工每年浪費38小時。那些在觀看搞笑視頻或者動物影集上損失的時間更是不計其數(shù)。金伯莉·梅德洛克(Kimberly Medlock)是馬薩諸塞州奧利弗布蘭奇一家名為生產(chǎn)力管理公司的顧問，他認為很多員工都不知道如何處理來自線上、線下的各種任務指令。因此她建議公司建立一個專門的電子文件傳輸系統(tǒng)或者紙質(zhì)文件存儲歸檔中心，以便更好地傳遞重要的信息。同時，員工們應排除雜念，不在無謂的事情上消磨時間，集中精力做好自己該做的事情。比如，養(yǎng)成每天定時查看郵箱的習慣，以免工作中被一些新郵件提醒而分心。有意識地自動忽略那些反復發(fā)送的或者不重要的郵件，可以借助Anti-Social等屏蔽社會化網(wǎng)站的工具或者RescueTime等時間管理工具，來抵擋社會化媒體的誘惑。 5.開支無度 伊萊·米克拉韋茨(Eli Mechlovitz)是一家?；u網(wǎng)絡零售商GlassTileStore的聯(lián)合創(chuàng)始人，他的公司設在紐約布魯克林區(qū)。他仔細審查每月賬單，發(fā)現(xiàn)了嚴重的資源浪費現(xiàn)象，比如付費的網(wǎng)絡分析工具、不必要的報刊雜志訂閱費、可有可無的保險支出等。通過具體的清算工作，他每月可為公司節(jié)約4000美元的開支。米克拉韋茨分析，“有時候，人們會很輕率地多訂閱一兩本雜志，或者加入一些看起來相對便宜的小型項目。但日積月累，最后就形成一大筆開支。”因此，他建議企業(yè)分季度對公司的支出進行考核，及時削減一些不必要的支出。 6.未能找準目標對象 瑪麗亞·瑪莎拉(Maria Marsala)是華盛頓州一位商業(yè)教練，在對客戶服務的過程中，她發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)在錯誤的消費群身上投入了大量的時間和精力。因此，她鼓勵這些企業(yè)首先劃定自己的理想目標消費群，即找到會為自身產(chǎn)品或服務買單的個體或組織。讓這些理想目標消費群產(chǎn)生多次購買，并引發(fā)口碑推薦。那些試圖取悅所有人的營銷行為將帶來極大的資源浪費，瞅準自己的目標市場和目標人群相當重要。 7.員工資源的大量浪費 在米克拉韋茨的公司，一旦員工出現(xiàn)生產(chǎn)力低下或者負面情緒時，他會為其換一個崗位，以便發(fā)揮各自的特長。比如，一名無法很好地完成自身工作的倉庫管理員，最后在專門為產(chǎn)品打包的團隊中表現(xiàn)非常出色。但如果一名員工真的無法勝任工作或者在單位異常痛苦，那么企業(yè)應該迅速解聘這位員工。前文提到的顧問歐瑞德表示，“一位態(tài)度消極的員工可能會讓整個團隊士氣低迷，最終令企業(yè)領導者沮喪不已。原因在于，最終領導者會自責，作為老板，為什么沒有及時結束雙方的痛苦？”當然，如果這種“老鼠屎”與創(chuàng)業(yè)者沾親帶故，那么情況將會復雜得多。一般而言，應該首先考慮讓這位員工深陷痛苦之中的原因是什么，怎樣才能夠改變這種處境。解決問題的第一步是，別讓消極情緒持續(xù)蔓延，進而影響整個團隊。 8.工作拖延 如果你經(jīng)常掐著最后期限來完成任務，那么就應該回過頭來好好想想問題出在哪里。時間管理專家摩根斯頓分析稱，通常來說，筋疲力盡往往是因為超負荷工作，但很多時候造成這種疲勞拖沓狀態(tài)的原因在于缺乏一定的規(guī)章制度。通常一個較大的項目會造成時間的拖延。她建議將大任務分解成不同的小任務，并且規(guī)劃出具體的時間表?！霸诂F(xiàn)在的工作環(huán)境中，你很少能夠一天8小時全神貫注于某事，但在半小時至1小時中保持注意力還是可行的。所以，掐著日程表，看看自己能否在某個時間前完成任務是非常有效的?！?/p>

　　改掉陋習的四個建議 要解決以上幾個問題，可以從下面四個建議入手，或許能夠改善你的辦公環(huán)境。 ??借用外腦。在與供應商或者轉(zhuǎn)包商接洽的過程中，了解其對行業(yè)的認識相當重要。企業(yè)成長顧問拉瑟爾·歐瑞德認為這些人都是領域內(nèi)的專家，因此能夠提出新的觀點開拓視野，或者找到節(jié)約開支的訣竅。 ??重視核心資源。生產(chǎn)力顧問馬修·科內(nèi)爾(Matthew Cornell)認為，最浪費時間和精力的莫過于丟失了一些很有價值的數(shù)據(jù)或者一些核心職員離職。因此，創(chuàng)造一個安全的系統(tǒng)保存公司重要的、機密的信息，針對某個崗位培訓至少兩名員工，都非常重要。 ??更新知識庫。當企業(yè)發(fā)展壯大時，一些理念仍然有效，而另外一些知識則可能需要更新。商業(yè)教練瑪麗亞·瑪莎拉建議創(chuàng)建一個“學習總結”的單元，可以將一些收集來的新知識記錄在案。為什么這個市場營銷行為非常震撼？記錄下來當時的情境以及執(zhí)行的細節(jié)。如果某次活動失敗了，也要好好分析原因何在。不管是成功的經(jīng)驗還是失敗的教訓都需要與員工們共享。 ??控制預算。歐瑞德指出，“如果你現(xiàn)在找不到本月財政赤字的源頭，那么到年底同樣也總結不出教訓?！彼裕⒁粋€有效的財務管理系統(tǒng)非常重要。對接下來的貸款及收益都有一個清晰的預算表，并隨時更新，可對公司財政狀況一目了然。

　　譯/文岳