怎樣幫助團(tuán)隊(duì)養(yǎng)成任務(wù)管理的好習(xí)慣

如果你管理一個(gè)團(tuán)隊(duì)，恐怕最大的痛點(diǎn)就是成員的任務(wù)遺忘和拖沓。這可不是那種搖搖頭，聳聳肩就算數(shù)的痛點(diǎn)，因?yàn)槿绻銓?duì)此無(wú)動(dòng)于衷，長(zhǎng)此以往意味著低績(jī)效，低競(jìng)爭(zhēng)力，最終在競(jìng)爭(zhēng)中落敗。

我們雖然說(shuō)高績(jī)效的員工是被自發(fā)性驅(qū)動(dòng)，不需要被動(dòng)管理，總能交付成果。但是，“自發(fā)力”是我們?cè)诠芾砩仙斓囊粋€(gè)詞匯而已，它背后的根源是這些成員養(yǎng)成了良好的工作習(xí)慣。當(dāng)一件事情成為習(xí)慣時(shí)，它不僅不需要外力的管控，連自己的大腦都不需要經(jīng)過(guò)。

在良好的工作習(xí)慣中，任務(wù)管理首當(dāng)其沖，包括及時(shí)記錄代辦任務(wù)，定期梳理任務(wù)列表，更新任務(wù)進(jìn)度，知會(huì)任務(wù)成員，和準(zhǔn)時(shí)交付任務(wù)成果。史蒂芬·柯維在《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》中所提到的“要事第一”習(xí)慣反映的就是任務(wù)管理的原則。但是在習(xí)慣尚未建立前，要做到有效的任務(wù)管理對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)是非常困難的。David Allen發(fā)明的GTD個(gè)人時(shí)間管理方法在理論上非常精妙，但也無(wú)法彌補(bǔ)習(xí)慣建立的鴻溝。美國(guó)人統(tǒng)計(jì)，只有3%的工作人群能夠養(yǎng)成GTD習(xí)慣。

那么，有沒(méi)有一個(gè)可行的辦法，可以有效地幫助團(tuán)隊(duì)成員集體養(yǎng)成任務(wù)管理的好習(xí)慣呢?分割線后面藏著的答案也許能夠幫到你。

Nir Eyel在《Hooked》一書(shū)中描述了一個(gè)習(xí)慣建立的心理模型，描述了習(xí)慣形成和穩(wěn)定的四個(gè)必經(jīng)環(huán)節(jié)，包括Trigger(觸發(fā)條件)，Action(首次行動(dòng))，Variable Reward(多樣的獎(jiǎng)賞)和Investment(再投資)。(我的中文翻譯結(jié)合了實(shí)際意義)。每個(gè)環(huán)節(jié)的背后都有人類心理和生理的緣由。無(wú)論是好習(xí)慣和壞習(xí)慣，總是經(jīng)歷了這四個(gè)階段而形成并穩(wěn)固。

Eyel在書(shū)中用此模型詮釋了為什么有些產(chǎn)品能夠吸引用戶，建立粘性并培育了穩(wěn)固的用戶習(xí)慣，例如Google的搜索，F(xiàn)acebook的社交。而有些產(chǎn)品，雖然成功地獲得了大量的高頻度用戶，但隨著時(shí)間的推移，這些用戶還是會(huì)移情別戀，例如Zynga的游戲，咱們中國(guó)的開(kāi)心網(wǎng)。

借用Eyel的模型，我們發(fā)現(xiàn)一個(gè)圍繞心理學(xué)精心設(shè)計(jì)的步驟和方法，同樣可以用來(lái)幫助培育團(tuán)隊(duì)的任務(wù)管理好習(xí)慣，使用這個(gè)方法來(lái)積極影響團(tuán)隊(duì)成員，要遠(yuǎn)比放任個(gè)人自己建立習(xí)慣要容易成功得多。

在習(xí)慣建立的過(guò)程中，有兩個(gè)重要的元素，一個(gè)是頻度，另一個(gè)是態(tài)度的改變。通過(guò)這兩個(gè)元素的增加，到達(dá)一定時(shí)刻，用戶的行為將無(wú)須提醒，用戶做出行為之前已經(jīng)沒(méi)有必要思考，甚至如果不進(jìn)行這個(gè)行為，用戶會(huì)感到極度不適，就是所謂的養(yǎng)成。

為了促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員養(yǎng)成任務(wù)管理的習(xí)慣，團(tuán)隊(duì)Leader可以有意識(shí)地進(jìn)行一些管理行動(dòng)，來(lái)提升行為發(fā)生的頻度，促進(jìn)隊(duì)友對(duì)任務(wù)管理態(tài)度的改變。

1. Trigger

任務(wù)誕生的時(shí)刻，是一個(gè)常見(jiàn)的習(xí)慣外部觸發(fā)器，比如會(huì)議結(jié)束形成會(huì)議記錄的時(shí)刻，會(huì)議主持人也許會(huì)問(wèn)“大家都記住自己的任務(wù)安排了嗎?” 此時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)讓相應(yīng)的任務(wù)負(fù)責(zé)人創(chuàng)建任務(wù)。明道在軟件設(shè)計(jì)中甚至安排了一個(gè)快捷鍵T，任意頁(yè)面均可快速建立一個(gè)任務(wù)。這個(gè)動(dòng)作讓每個(gè)成員嘗試若干次，就有機(jī)會(huì)讓“會(huì)議結(jié)束時(shí)刻”這個(gè)觸發(fā)器與任務(wù)創(chuàng)建動(dòng)作相聯(lián)系。

除了會(huì)議布置任務(wù)，有些團(tuán)隊(duì)還通過(guò)業(yè)務(wù)流程中的訂單、工單等創(chuàng)建任務(wù)，這些都相對(duì)更加容易通過(guò)規(guī)程來(lái)建立習(xí)慣。

除了一個(gè)顯性的事件可以作為外部的觸發(fā)條件，潛移默化地，成員會(huì)將建立任務(wù)的行動(dòng)和當(dāng)時(shí)的心理情緒聯(lián)系起來(lái)。比如當(dāng)任務(wù)被確認(rèn)的時(shí)刻，大腦中會(huì)特定投射出某一種緊迫、確定、責(zé)任的感覺(jué)，當(dāng)這種內(nèi)在的心理能夠成為創(chuàng)建任務(wù)動(dòng)作的觸發(fā)器時(shí)，成員就有了下意識(shí)的行為，習(xí)慣就有很大的機(jī)會(huì)被固定下來(lái)。

創(chuàng)建任務(wù)的動(dòng)作是能夠有比較明確的觸發(fā)條件的，而定期梳理任務(wù)，及時(shí)更新任務(wù)進(jìn)度這些行為則更多依賴外部觸發(fā)條件，比如定時(shí)的日程提醒。(比如每個(gè)周五晚上的當(dāng)周任務(wù)回顧)。

2. Action

在成員被觸發(fā)任務(wù)創(chuàng)建相關(guān)的心理活動(dòng)時(shí)，需要一個(gè)極端快速和簡(jiǎn)單的方式記錄下來(lái);當(dāng)被觸發(fā)梳理任務(wù)時(shí)，最好能夠有一個(gè)整整齊齊的現(xiàn)成任務(wù)清單用來(lái)復(fù)盤(pán)。處理任務(wù)永遠(yuǎn)是一件繁重和令人痛苦的工作，因此，簡(jiǎn)單和最小化的切入行動(dòng)很重要。簡(jiǎn)化的步驟可以讓成員有最大的機(jī)會(huì)得到任務(wù)管理的回報(bào)(第三點(diǎn)要說(shuō)到的Reward)。

因此，早期可以鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)使用簡(jiǎn)單的扁平任務(wù)列表或者check-list來(lái)記錄本人任務(wù)，只需要記錄下一個(gè)能夠識(shí)別任務(wù)的簡(jiǎn)單標(biāo)題，這樣在梳理回顧任務(wù)進(jìn)度的時(shí)候，可以付出最小的腦力。

當(dāng)需要在一個(gè)任務(wù)中分解任務(wù)的時(shí)候，也可以按照簡(jiǎn)單的邏輯快速列舉待辦項(xiàng)。

在建立團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理習(xí)慣的時(shí)候，不要一下子推進(jìn)到復(fù)雜的項(xiàng)目管理，令人眼花繚亂的甘特圖，資源表，燃盡圖是絕對(duì)不可能讓成員感受到任務(wù)管理的美妙的。用簡(jiǎn)潔的任務(wù)列表，讓成員上手，很快大家就能夠開(kāi)始嘗到一些甜頭。

3. Variable Reward

人的習(xí)慣養(yǎng)成，一定都會(huì)通過(guò)嘗到甜頭，感受愉悅的過(guò)程，哪怕養(yǎng)成壞習(xí)慣，也是一樣的。所以，要盡早、盡多地讓伙伴感知任務(wù)管理的成果。

在個(gè)人版的一些任務(wù)管理工具中，完成任務(wù)的標(biāo)記常常被用來(lái)大做文章，深受用戶喜愛(ài)的“奇妙清單”在用戶完成一個(gè)任務(wù)時(shí)會(huì)發(fā)出非常清脆悅耳的叮一聲。有人甚至就是為了聽(tīng)一聲，故意創(chuàng)建很多小任務(wù)。比如我就在寫(xiě)這篇文章前，在我的清單中加上了這個(gè)。

Eyel之所以將這個(gè)環(huán)節(jié)命名為Variable Reward，是因?yàn)樵谔嵘脩粲鋹偢械倪^(guò)程中，如果回報(bào)總是在預(yù)期范圍內(nèi)，它的效應(yīng)就會(huì)日漸減弱。這也是為什么大多數(shù)模式化游戲玩家很快就會(huì)失去興趣的原因。在任務(wù)管理中，僅僅依靠完成任務(wù)的標(biāo)記過(guò)程是不足以帶來(lái)持續(xù)的愉悅的。團(tuán)隊(duì)任務(wù)協(xié)作中，更好的Variable Reward可能會(huì)來(lái)自項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)任務(wù)完成的評(píng)價(jià)，所以管理者要積極利用這個(gè)過(guò)程，通過(guò)每次針對(duì)性的激勵(lì)性評(píng)價(jià)來(lái)鼓舞成員堅(jiān)持任務(wù)管理和溝通。

在團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理中，更大的成就感來(lái)自“任務(wù)的共同完成”。所以，團(tuán)隊(duì)leader應(yīng)當(dāng)幫助成員有意識(shí)地準(zhǔn)時(shí)完成任務(wù)，并及時(shí)標(biāo)記完成。看看下面這個(gè)明道任務(wù)中心視圖，可以想象這個(gè)項(xiàng)目的成員得到了多少的成就感。

4. Investment

當(dāng)愉悅的正反饋持續(xù)循環(huán)后，成員勢(shì)必會(huì)加深任務(wù)管理的使用。正如明道用戶行為的Insights所印證的，活躍用戶的使用度在開(kāi)始使用的三個(gè)月內(nèi)會(huì)隨著時(shí)間的推移不斷加深。這是因?yàn)橛脩舨粌H從好習(xí)慣養(yǎng)成中得到了收益，還繼續(xù)投入了自己的時(shí)間、精力，積累了任務(wù)數(shù)據(jù)在協(xié)同平臺(tái)中。當(dāng)進(jìn)入到這個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)候，毫無(wú)疑問(wèn)，團(tuán)隊(duì)已經(jīng)確定地養(yǎng)成了任務(wù)管理的好習(xí)慣，并開(kāi)始從中持續(xù)受益。