商業(yè)需求五步分析法

　　一份好的商業(yè)需求分析，可以引導(dǎo)你對項(xiàng)目需求進(jìn)行更加深入地理解，它會(huì)幫助你打破砂鍋問到底，讓你挖出每個(gè)人都同意的、詳細(xì)的、明確的要求?！　?/p>

　　文/美國Mind Tools 有限公司　譯/郎佐群，杭州萬峰進(jìn)出口有限公司總經(jīng)理

　　沒有客戶抱怨過你所發(fā)的貨不是他所訂購的東西?有沒有人在你執(zhí)行一個(gè)完全可以順利交付的項(xiàng)目中途改變了主意?你是否碰到過面對多客戶端不同要求的矛盾?你有沒有在自己剛剛認(rèn)為已經(jīng)完成產(chǎn)品的時(shí)候收到客戶新的要求?

　　不管是公司的每項(xiàng)新活動(dòng)、企業(yè)的每個(gè)新產(chǎn)品還是商家的每個(gè)新項(xiàng)目，都是為了針對業(yè)務(wù)的需要而策劃的。然而我們常常在投入了大量的時(shí)間和資源后，卻發(fā)現(xiàn)自己身陷設(shè)計(jì)方案與實(shí)際需要不對稱的矛盾之中。

　　這個(gè)時(shí)候，一份集中和詳細(xì)的商業(yè)需求分析就可以幫助你規(guī)避這類問題。這是一個(gè)發(fā)現(xiàn)、分析、定義并記錄與某個(gè)明確的業(yè)務(wù)目標(biāo)相關(guān)要求的流程，而且運(yùn)用這個(gè)流程你可以清晰、精確地對項(xiàng)目進(jìn)行定義，這樣你就可以評估需要完成此項(xiàng)目所需的時(shí)間和資源。

　　記住，一份好的商業(yè)需求分析可以引導(dǎo)你對項(xiàng)目需求進(jìn)行更加深入地理解，它會(huì)幫助你打破砂鍋問到底，讓你挖出每個(gè)人都同意的、詳細(xì)的、明確的要求。更為重要的是，與其等待一切都木已成舟時(shí)再來修改，不如趁著在分析階段找出問題并及時(shí)修補(bǔ)來得更加經(jīng)濟(jì)。

　　許多組織已經(jīng)建立了流程和方法來進(jìn)行商業(yè)需求分析,而且這些流程和方法也許已經(jīng)被組織和行業(yè)所優(yōu)化了。如果已經(jīng)有了，那就大加利用吧!但是，請確保你同時(shí)還會(huì)考慮下列幾個(gè)方面。

　　步驟1:確認(rèn)關(guān)鍵利益相關(guān)者

　　首先，需要確認(rèn)誰將是受到項(xiàng)目影響的關(guān)鍵人物。這可以通過明確誰是項(xiàng)目發(fā)起人入手，這個(gè)人可以是內(nèi)部顧客也可以是外部顧客，但不管是哪個(gè)，你都有必要了解誰將對項(xiàng)目展開的范圍有最終的發(fā)言權(quán)，一個(gè)項(xiàng)目的利益相關(guān)者眾多，并不只有掏錢的才是相關(guān)者。

　　然后,確認(rèn)誰將運(yùn)用這個(gè)方案、產(chǎn)品或服務(wù)，他們是你的終端用戶，你的項(xiàng)目是為了滿足他們的需求,因此你必須考慮他們的意見。

　　Tip:

　　確保你的清單是完整的：記住,產(chǎn)品或服務(wù)的終端客戶也許在同一個(gè)科室或部門,或者也有可能會(huì)分布在您組織內(nèi)部的不同部門或?qū)蛹墶?/p>

　　步驟2：抓住利益相關(guān)者的需求

　　向每一位關(guān)鍵的利益相關(guān)者、或是每一個(gè)利益相關(guān)者集體進(jìn)行提問,征求他們對于新產(chǎn)品或者新服務(wù)的要求是什么，他們期待從這個(gè)項(xiàng)目中得到什么?

　　請記住,每個(gè)人都是從他或她自身的角度出發(fā)來考慮這個(gè)項(xiàng)目的。你必須理解這些不同的思考角度，并把這些不同的需求進(jìn)行整合以勾畫出一幅完整的圖畫來代表此項(xiàng)目。

　　在與利益相關(guān)者面談的時(shí)候, 需要闡明此項(xiàng)目的基本范圍并對此展開討論。否則，終端用戶也許會(huì)海闊天空地羅列出許多不同的功能，而它們根本就超出了你項(xiàng)目設(shè)計(jì)的范圍。如果用戶已經(jīng)把他們的設(shè)想談到細(xì)節(jié)處了,而最后才得知將不會(huì)予以考慮的話,他們也許就會(huì)失望了，所以你必須把握主動(dòng)，控制交流的過程。

　　您可以運(yùn)用好幾種方法來理解并抓住這些要求。在此,我們提供您以下4個(gè)技巧:

　　技巧1:與每一位利益相關(guān)者或終端用戶進(jìn)行單獨(dú)的面談，這會(huì)使您了解每個(gè)人的具體看法和需要。

　　技巧2:進(jìn)行共同采訪或是重點(diǎn)人群采訪，召開小組研討會(huì)。這會(huì)幫助您了解信息在不同的科室或部門是如何傳遞的，并確保工作的移交可以順利地進(jìn)行。

　　Tip:

　　在使用這兩個(gè)方法的時(shí)候,對于每一項(xiàng)要求保持多問幾個(gè)“為什么”會(huì)是非常有好處的。這會(huì)幫助你消除不需要的或是不必要的要求,如此你就可以建立一份最重要的清單。

　　技巧3:運(yùn)用“使用實(shí)例”。這種以情景為背景的技巧可以幫助你以用戶的身份按部就班地將整個(gè)系統(tǒng)或流程走完。它幫助你理解系統(tǒng)或服務(wù)是如何運(yùn)作的，對于搜集功能性要求來說，這是一項(xiàng)很好的技巧，但你也許會(huì)需要多個(gè)“使用實(shí)例”來理解整個(gè)系統(tǒng)的功能。

　　Tip:

　　對于系統(tǒng)或服務(wù)類型相似的，你或許希望發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的使用實(shí)例，你可以通過這些實(shí)例作為你的起點(diǎn)來發(fā)展你自己的項(xiàng)目。

　　技巧4:建立一個(gè)系統(tǒng)或產(chǎn)品的模型或樣本，以便讓用戶了解最終的產(chǎn)品看上去是怎樣的。在運(yùn)用此技巧時(shí)，用戶可以闡述可行性方面的問題，他們可以幫助識(shí)別任何不相符的問題。你可以運(yùn)用上面的一項(xiàng)或者是多項(xiàng)技巧來對用戶的要求進(jìn)行匯總。例如,當(dāng)你面談以后已經(jīng)有了一份完整的需求清單時(shí),你那時(shí)可以建立一個(gè)系統(tǒng)或產(chǎn)品的原型。

　　步驟3:對需求進(jìn)行歸類

　　為了讓分析更加容易操作,您可以考慮將這些需求分組、歸類為4個(gè)小組:

　　功能性需求——這些需求定義了一個(gè)產(chǎn)品、服務(wù)或解決方案從終端用戶的角度來講是如何產(chǎn)生功效的。他們描述了終端用戶會(huì)直接互動(dòng)的特性與功能。

　　操作性需求——這些需求確定了在一段時(shí)間內(nèi)為了讓產(chǎn)品或者流程必須發(fā)生功效背景下的操作。

　　技巧性需求——這些需求確定為了成功地執(zhí)行所需流程以便創(chuàng)造產(chǎn)品時(shí)必須考慮到的技術(shù)問題。

　　過渡性需求——這些需求是為了讓新產(chǎn)品或新流程進(jìn)展順利所要的步驟。

　　步驟4:解釋并記錄需求

　　一旦你已經(jīng)把所有的需求進(jìn)行了匯總并歸類，確定一下哪個(gè)需求是可以實(shí)現(xiàn)的,以及系統(tǒng)或產(chǎn)品是如何來實(shí)現(xiàn)這些需求的。

　　為了解釋這些需求,請按照下列提示執(zhí)行:

　　1.將需求進(jìn)行精細(xì)地定義——確保這些需求是:

　　(1) 不是模棱兩可或是含糊不清的;

　　(2) 表述清晰的;

　　(3) 每件事情都了解得足夠具體(項(xiàng)目的過度運(yùn)行以及其他問題常常來自一些了解不夠，認(rèn)識(shí)得不夠或是分析得不夠);

　　(4) 與商業(yè)需要相關(guān)聯(lián);

　　(5) 清單羅列得夠具體以便建立一個(gè)工作系統(tǒng)或是產(chǎn)品設(shè)計(jì)。

　　2.對需求進(jìn)行優(yōu)先順序的排序——盡管很多需求都是很重要的，但是仍然有些要求是比其他的要求更加重要，而且預(yù)算也常常是有限的。因此，好鋼要用到刀刃上，必須確認(rèn)哪些需求是最至關(guān)重要的，以及哪些是“如果有就很好”。

　　3.對變化的影響進(jìn)行分析——進(jìn)行影響分析以確保你充分理解你的項(xiàng)目將對現(xiàn)行的流程、產(chǎn)品和人產(chǎn)生的影響。

　　4.解決矛盾問題——與關(guān)鍵的利益相關(guān)者坐下來解決任何矛盾需求事項(xiàng)。在執(zhí)行這個(gè)步驟時(shí)，你也許會(huì)發(fā)現(xiàn)情景分析會(huì)很有幫助，因?yàn)樗鼤?huì)讓所有參與者探討如果項(xiàng)目以不同方式進(jìn)行將可能出現(xiàn)怎樣不同的“未來”。

　　5.分析可行性——確認(rèn)新產(chǎn)品或系統(tǒng)將會(huì)如何可靠和容易使用。一項(xiàng)詳細(xì)的分析可以幫助您認(rèn)清主要問題。

　　當(dāng)你所有的事情都已經(jīng)分析好了以后,把你的重要結(jié)果和商業(yè)需要的詳細(xì)報(bào)告寫成一份簡報(bào)。將此書面報(bào)告在重要的利益相關(guān)者、終端用戶和開發(fā)團(tuán)隊(duì)之間進(jìn)行傳閱,并要求在一個(gè)切實(shí)可行的截止日以前予以反饋。這可以幫助你解決余下的任何利益相關(guān)者之間的意見分歧,并能夠成為在你和利益相關(guān)者之間形成合同或協(xié)議的一部分。

　　步驟5:簽核

　　最后,確保你所得到的是關(guān)鍵利益相關(guān)者或關(guān)鍵利益相關(guān)小組代表所簽署的協(xié)議,認(rèn)為這些要求準(zhǔn)確地反映了他們的需求。這份正式的承諾將在確保項(xiàng)目不會(huì)遭遇“范圍漸變”中起到重要作用。

　　一份成功的商業(yè)需求分析的關(guān)鍵，是識(shí)別新系統(tǒng)或新產(chǎn)品將會(huì)對終端用戶和利益相關(guān)者做一些什么，以及了解他們需要這個(gè)新系統(tǒng)或產(chǎn)品做些什么。

　　你可以運(yùn)用各種各樣的技巧匯總這些需求,但是要確保這些需求是清晰的、簡潔明了的、與業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的。這個(gè)流程還將幫助你識(shí)別并解決任何早先存在沖突的需求問題。

　　當(dāng)你完成你的分析以后,把它記錄到書面的報(bào)告中，這會(huì)成為滿足你的業(yè)務(wù)或者顧客所有需求的產(chǎn)品合同。