如何高效地開會？

胡小迪

我原先覺得自己會議組織能力太差，所以專門去圖書館借了幾本關于“如何高效開會”的書，書名和作者都忘記了，但是里面的方法受益匪淺，希望能對大家有用。

首先我們要明確的兩件事，一是我們?yōu)槭裁匆_會，二是在會議里面不同的人所扮演的角色。

其實很多時候會議效率低下，主要原因是我們不知道究竟為什么要開會。在辦公室坐著坐著突然就被叫去開會了，然后聽的稀里糊涂開始犯困，最后布置了一個覺得很頭疼的任務就出了會議室了。如果我們能明確到底為什么要開會，效率可言至少提高一半。說到底，開會一般是為了去解決一個團隊共同的問題的。它不應該提倡各位與會人員即時對某個問題提出看法，應該是最開始的時候就已經針對腦子里成成形的想法各抒己見，按照問題的核心找出最佳解決辦法。頭腦風暴式的會議不應該算作正式的會議，因為它的著眼點是要激發(fā)大家的思維，圍繞問題創(chuàng)造出新的可能方案，卻并不一定要求當場就得出問題的解決辦法。布置任務式的會議是最讓人難受的，因為我們都在被動地去接受，而沒有辦法去表達自己。因而我建議布置任務這樣的東西，以郵件的形式傳達清楚，包括責任人、責任范圍、截止時間、任務需要達到的效果等。所以，一句話，我們?yōu)榱私鉀Q阻礙共同利益的問題而開會。

在會議里面的角色，大家應該體會很深。一般有人在主講，有人一直處于被動聽意見的狀態(tài)。其實我們可以分為會議的引導者以及參與者。會議的引導者大致相當于主持人的作用，他負責貫穿會議的主線保證討論不跑題，并且時刻調度會議氣氛;參與者主要是負責發(fā)表及傾聽意見的。如果你是會議的召集者，一般就要作為會議的引導者。

接下來要解決的問題是：當我們要開會的時候，我們應該干什么?

事情都有從準備到進行到收尾的過程，會議也一樣。

準備工作：會議的召集者最好提前通知各位與會者會議即將討論的內容，以及討論需要達到的效果。比如“我們今天晚上要吃什么?我們的要求是必須葷素搭配，還要有湯”。會議的參與者提前閱讀郵件或者其他通知，在腦中對問題進行解析，將自己的思路形成草稿或者簡單記錄下來，到開會的時候發(fā)表自己的意見。

我個人認為，在進入會議室之前非常重要的一個環(huán)節(jié)就是清空自己的大腦。不管是引導者還是參與者，都需要把自己開會時間之前腦子里的想法和情感放空，讓自己全身心地投入到會議之中。只有在這種最自然的狀態(tài)下，創(chuàng)意才能自然而來，我們才能專注于解決問題并且提出新的見解。不要去想之前有什么煩心事，到了該做什么事的時間就做什么事，這樣效率才最高。

如何開會：在會議最開始的時候，引導者最好按照之間發(fā)給參與者的郵件重申一下會議需要解決的問題和達到的目的，然后逐項引導大家共同商定問題的解決辦法。不要試圖讓大家從零開始去討論什么然后得出結論，這是不管花多少時間都沒法做成的事情，但是我們可以試圖對問題的解決思路達成一致意見，這才是團隊以后執(zhí)行工作的關鍵。除了引導會議內容，也要注意引導會議氣氛。當氣氛很沉悶的時候，可以通過小的技巧去打破這種局面，這種技巧在網上很多，我不贅述了。但是當氣氛過于活躍，以至于會議開始逐漸跑題，引導者一定要把方向給拽回來，不然耗費的時間就大了去了。

開會過程中，引導者和參與者都要學會的是溝通的本領，包括認真傾聽、保證自己正確理解他人的觀點以及不著急去反駁別人。開會的時候很容易出現(xiàn)的狀況就是大家爭的不可開交，但其實如果我們真的理解了對方的意思，到最后往往會發(fā)現(xiàn)彼此說的東西并不矛盾，只是我們的表述非常的不一樣而已。所以在會議中，請務必保證自己在批評或者反駁他人意見之前，自己是正確理解了別人的意思的。引導者要比其他人更注重對會議的記錄以及即時的梳理，在希望得出最后的解決辦法的時候，最好按照問題的邏輯順序重申一下已經發(fā)表過的觀點，保證是沒有錯誤理解的。最后大家統(tǒng)一意見，回去著手布置相關工作和實施。

開會以后：引導者還是非常需要將會議的內容按主次整理好，再次發(fā)給與會者郵件。郵件的意義首先是校對會議中的信息是否被正確理解，再次就是確保每個人都知道問題的核心和解決思路是什么。引導者也可以通過與會者對郵件的反饋采集會議的相關信息，以便今后效率提的更高。

這些是我從書里獲取知識后的自己實戰(zhàn)得到的經驗。我們將會議壓縮到了20分鐘以內，原先是一個半小時。每個人都帶著自己的想法來開會，開會的過程中保持傾聽和理解，開會結束后任務相關聯(lián)的人再在一起討論和細化。效果非常好，大家的態(tài)度很積極，討論也很熱烈。每個來開會的人都知道我們可以高效地完成一件事，所以沒有人不懷著熱情和解決問題的信心地參與到里面。

孫洋

1、首先公布會議時間——比如半小時內開完。

2、其次公布會議主題——此次會議主要討論1、2、3，盡量控制在3條以內

3、第三尋求會議結論——此次會議以后，我期望哪些問題有一個確切結論1、2、3……

至于其它，比如是否需要與會者參與討論、討論時間控制在多久等，你都可以事先說明?？傊?，會議主持方要有很強的控場能力、并能充分尊重與會者。

另外，會后整理會議記錄郵件群發(fā)也很重要。

于紅紅

有本這方面的名著《羅伯特議事規(guī)則》。孫中山當年非常膜拜此書，曾試圖克隆，制定同盟會或國民黨如何開會的原則呢!

關于如何高效開會，此書有系統(tǒng)的、可操作性的論述。各位請自學吧!人家寫了一部書，我們在這里即便寫上萬把字，也是拾人牙慧啊~~真的，此書我看過，挺難超越的。

有人說，30分鐘、45分鐘把會看完。開會的目的是出方案、能解決問題。光開會時間短，問題沒有得到較好的解決，短也是形式主義，是浪費時間，哪里談得上是高效?呵呵，站著開會?一樣可以玩手機游戲、上QQ、和身旁的人開小會啊!

說個實例。我有次參加公司高管競聘。第二輪有9個人應試，采取的方式“無領導小組討論”。我因地制宜運用了羅伯特議事的幾條規(guī)則，在幾分鐘之內便成為會議的靈魂人物，掌控整個會議的進程。最后作為唯一的陳述人，代表全體成員向考官組做了5分鐘的口頭報告，陳述本次會議對議題的研討成果。發(fā)言完畢，全體競爭者自發(fā)地為我熱烈鼓掌。出了會議室，大家都對我在會議上的表現(xiàn)表示了欽佩。

所以，《羅伯特議事規(guī)則》在管理方面，是本不可多得的實戰(zhàn)書籍，應當好好揣摩、消化。比如，你如何讓別人支持你的工作，在會上提出他的真實想法和建議?如何打斷跑題的人而又不讓他感到受侵犯?……呵呵，會開會真的是個很復雜的問題，其中包含很多的管理理念和技巧，同時關乎情商和智商。

韓敘

1.保證每次按時開始，養(yǎng)成習慣。提前幾分鐘先到，提醒同事

2.開會前明確目的、討論問題、計劃時間

3.有主持人，保證不跑題，每階段歸納總結，進入下一階段

4.站著開會

5.會后群發(fā)會議記錄或會議結果

Villiamin

1. 一定要有能控制全場的會議主持人。

2. 確認主題和需要解決的問題，無關話題嚴禁會上發(fā)散。

3. 嚴格控制時間，未盡事宜下次繼續(xù)討論。

4. 輸出會議紀要。

5. 最好，最好不要讓愛扯皮和擅長講空話的人參加會議。