協(xié)同管理：冰冷機(jī)器背后的以人為本

“在一個(gè)逐漸壯大管理結(jié)構(gòu)復(fù)雜的企業(yè)中需要通過(guò)協(xié)同管理。”上海市企業(yè)信息化促進(jìn)中心主任王貽志說(shuō)，對(duì)該系統(tǒng)中各個(gè)子系統(tǒng)產(chǎn)生“競(jìng)爭(zhēng)-合作-協(xié)調(diào)”的能力。

在他看來(lái)，在經(jīng)濟(jì)下行趨勢(shì)下，目前中國(guó)企業(yè)的內(nèi)控管理更需進(jìn)一步改善，“推動(dòng)協(xié)同管理在內(nèi)的企業(yè)信息化，是提高產(chǎn)品質(zhì)量和競(jìng)爭(zhēng)能力，推動(dòng)中小企業(yè)調(diào)整結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和管理水平的最重要支撐和動(dòng)力引擎。”

簽字審批影響的效率

出差前后，報(bào)銷審批讓人抓狂。京潤(rùn)珍珠的董事長(zhǎng)周樹(shù)立就感受深刻。這家誕生于1994年的企業(yè)如今的銷售網(wǎng)絡(luò)遍及國(guó)內(nèi)各個(gè)省區(qū)，擁有了26個(gè)市場(chǎng)部和七大分倉(cāng)，還有5000多家遍布全國(guó)的形象終端和專賣店。

比20年前繁忙得多的周樹(shù)立經(jīng)常在國(guó)內(nèi)、國(guó)外出差，每次回來(lái)最頭疼的問(wèn)題是處理堆積如山的各種單據(jù)和文檔，這些單據(jù)和文檔中有些特別著急的，因?yàn)樗麤](méi)及時(shí)簽字而耽誤了時(shí)間，而審批這些單據(jù)也的確要耽誤他不少時(shí)間。

這種浪費(fèi)是雙向的，等待簽字的人和簽字人都焦急，對(duì)于公司而言，這也是效率低下的根源之一。

“不要小看了一個(gè)小小的簽字審批問(wèn)題，它背后隱藏著經(jīng)營(yíng)管理的大問(wèn)題。”

不過(guò)現(xiàn)在，京潤(rùn)珍珠成都辦事處從打報(bào)告到總經(jīng)理簽批僅用兩天。實(shí)際上，2009年，京潤(rùn)珍珠用上了一套協(xié)同管理系統(tǒng)，即便在外地出差，周樹(shù)立也能利用碎片化的時(shí)間通過(guò)協(xié)同網(wǎng)絡(luò)即時(shí)處理事務(wù)，而以前像這種簽報(bào)沒(méi)有十天八天根本不可能。

這種信息化處理方式不僅效率大大提升，也降低了員工的工作強(qiáng)度，節(jié)約了辦公成本。上海臺(tái)尚食品有限公司信息部負(fù)責(zé)人透露，“公司的辦公費(fèi)用比此前降低了50%~70%。”

更重要的是，各業(yè)務(wù)部門對(duì)內(nèi)部管理流程梳理清晰，特別是在重大關(guān)鍵業(yè)務(wù)上建立集團(tuán)公司和下屬各公司間的互動(dòng)協(xié)同工作流程，提高工作協(xié)同效率，做到跟蹤和追溯。

縮短從觸角到腦袋的距離

但協(xié)同絕不僅是辦公信息化和辦公無(wú)紙化。何為協(xié)同？合辦為協(xié)，共口成同，用友集團(tuán)旗下的北京致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)軟件公司助理總裁淦勇對(duì)《第一財(cái)經(jīng)日?qǐng)?bào)》表示，也就是密切配合、協(xié)調(diào)一致。

新一代的協(xié)同概念包含四個(gè)方面的含義：人的協(xié)同、信息協(xié)同、應(yīng)用協(xié)同和流程協(xié)同，其中，人的協(xié)同是核心內(nèi)容。“協(xié)同商務(wù)之父”Jim Hepp－lemann指出： 以人為本的協(xié)同工作將成為今后衡量企業(yè)是否真正具有競(jìng)爭(zhēng)力的核心。

其實(shí)，隨著企業(yè)的發(fā)展，與之而來(lái)的是組織管理面臨的機(jī)構(gòu)擴(kuò)張、管理效率方面的巨大壓力。與此同時(shí)，經(jīng)濟(jì)大環(huán)境的考驗(yàn)，對(duì)現(xiàn)代組織管理效率和管理質(zhì)量也提出了更高要求，由于企業(yè)管理者無(wú)法在第一時(shí)間得到重要的運(yùn)營(yíng)信息而導(dǎo)致的損失成為制約很多企業(yè)發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)的瓶頸。

張莉是中糧旗下福臨門的北京一家超市的一線品牌促銷員，她發(fā)現(xiàn)，由于食用油是生活必需品，因此價(jià)格一直是消費(fèi)者們關(guān)注的焦點(diǎn)，“有時(shí)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手降價(jià)了，但我們總部反應(yīng)很慢，看著競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的油嘩嘩地賣，心里挺著急的。我們要求調(diào)整促銷策略的時(shí)候，因?yàn)榱鞒搪睦锔薄?rdquo;

張莉以前采用紙質(zhì)的匯報(bào)流程，由業(yè)務(wù)員傳真給業(yè)務(wù)經(jīng)理，再由業(yè)務(wù)經(jīng)理傳真給區(qū)域經(jīng)理，再由區(qū)域經(jīng)理傳真給大區(qū)經(jīng)理，大區(qū)經(jīng)理再傳真到總部審批，這個(gè)匯報(bào)過(guò)程就需要五六天，環(huán)節(jié)多、效率低，錯(cuò)失了不少最佳促銷時(shí)機(jī)。

后來(lái)，信息化成為中糧營(yíng)銷的突破口，中糧首先建立了管理規(guī)范，然后是信息傳送方式變革，建立了中糧營(yíng)銷管理的精細(xì)化管理、高效審批模式。從一線負(fù)責(zé)人發(fā)起信息反饋，經(jīng)過(guò)所屬分公司、大區(qū)、運(yùn)作層面、財(cái)務(wù)審核、通路審核，最終傳遞到總部，總部根據(jù)全國(guó)各地的一線信息反饋匯總，提供有效的數(shù)字支持和決策支持。

運(yùn)用協(xié)同管理系統(tǒng)之后，雖然審批流程還是跟原來(lái)一樣多，但是審批效率大大提高，由原來(lái)的五六天壓縮到僅需幾個(gè)小時(shí)，集團(tuán)總部能從容面對(duì)市場(chǎng)的瞬息萬(wàn)變。

串聯(lián)“信息孤島”

和中糧一樣，大多數(shù)企業(yè)隨著自身的發(fā)展，必須處理的信息呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)，平均每12～18個(gè)月就會(huì)翻番。

一位業(yè)內(nèi)人士告訴記者，他曾了解到一家公司上了40多個(gè)財(cái)務(wù)、人事、流程等不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。但問(wèn)題是，由于歷史的原因，它們之間大多不能相互通信，橫亙于應(yīng)用之間的是眾多不同的硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、軟件環(huán)境、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式定義又如此不同，正如不同國(guó)家的人說(shuō)不同的語(yǔ)言。這些異構(gòu)問(wèn)題是大家常說(shuō)的“信息孤島”現(xiàn)象的根源。大量的“信息孤島”存在，阻礙了整個(gè)企業(yè)的信息流轉(zhuǎn)，企業(yè)無(wú)法有效整合已有資源。

另一方面，淦勇表示，除了結(jié)構(gòu)化的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，大多數(shù)企業(yè)還必須面對(duì)信息的非結(jié)構(gòu)化和非個(gè)性化。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)只占到企業(yè)全部信息與知識(shí)的10%左右，其他90%都是數(shù)據(jù)庫(kù)難以存取到的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。而對(duì)于企業(yè)決策者來(lái)說(shuō)，可能一個(gè)備忘錄、一封郵件等“死角”里會(huì)隱藏了非常重要的信息。企業(yè)需要一個(gè)工具來(lái)進(jìn)行處理與整理。

而協(xié)同業(yè)務(wù)管理的重要內(nèi)容就是需要所涉及到的相關(guān)點(diǎn)及時(shí)地對(duì)變化的因素作出反應(yīng)。實(shí)際工作中，企業(yè)任何一個(gè)部門或個(gè)人的工作，所影響到的因素是方方面面的。例如銷售部門的銷售動(dòng)作，涉及到的有客戶的回饋或訂單、采購(gòu)部門的采購(gòu)、財(cái)務(wù)部門的應(yīng)收和應(yīng)付賬款、人力資源部門對(duì)相應(yīng)人員的績(jī)效考核、管理層對(duì)企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)的分析等。只有讓這些變化的因素在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)更新并體現(xiàn)，才能實(shí)現(xiàn)真正意義上的業(yè)務(wù)協(xié)同化管理。